Úvod
Tieto pravidlá sú platné a záväzné pre zamestnancov a spolupracovníkov spoločnosti Benefit Management s.r.o., IČO 27069770 (ďalej spoločne len “Spoločnosť”).
Cieľom je stanoviť pravidlá výkonu vnútornej kontroly za účelom predchádzania páchania trestnej činnosti, pravidlá odhaľovania spáchaného trestného činu a ďalšie súvisiace pravidlá v súlade so zákonom č. 418/2011 Z. z. o trestnej zodpovednosti právnických osôb a konaní proti nim a zákonom č. 171/2023 Z. z. o ochrane oznamovateľov protispoločenskej- činnosti.
Zásady sú k dispozícii každému zamestnancovi alebo spolupracovníkovi spoločnosti v elektronickej podobe; originál je uložený vo vedení spoločnosti. Pravidlá môžu využiť aj iné osoby, ktoré podávajú oznámenia podľa zákona č. 171/2023 Zb.
Základné pravidlá compliance
Spoločnosť zaviedla a udržiava kontrolné mechanizmy a postupy pre kontrolné činnosti na všetkých organizačných a riadiacich úrovniach.
Spoločnosť má vypracovaný systém interných predpisov v jednotlivých oblastiach dodržiavania predpisov, najmä predpisov v oblasti:
- ochranu pred praním príjmov z trestnej činnosti;
- ochrana údajov;
- ochranu pred korupčnými praktikami;
- etické správanie.
Všetci zamestnanci sú povinní bezpodmienečne dodržiavať všetky zákony, smernice, interné predpisy a iné dokumenty, najmä zmluvné.
Preventívne činnosti v oblasti dodržiavania predpisov
Spoločnosť má systém pravidiel, ktoré musia zamestnanci dodržiavať. Pravidlá sú napísané zrozumiteľnou formou, aby im každý zamestnanec spoločnosti rozumel. Zamestnanci sú s pravidlami oboznámení pri nástupe do spoločnosti, ako aj v pravidelných intervaloch počas celého trvania pracovného pomeru a v prípade potreby aj ad hoc.
Spoločnosť školí najmä zamestnancov, ktorí sa môžu ocitnúť v situáciách, v ktorých existuje možnosť trestnej činnosti. Ak majú zamestnanci v tejto oblasti akékoľvek otázky, môžu sa na spoločnosť obrátiť aj mimo týchto školení.
Spoločnosť si svojich zamestnancov starostlivo vyberá. Zamestnanci sú povinní pred nástupom predložiť výpis z registra trestov, ktorý musí byť bez záznamov. Ak je to potrebné, spoločnosť získa aj referencie uchádzača o zamestnanie alebo overí jeho predchádzajúcu pracovnú históriu inými vhodnými zákonnými prostriedkami.
Spoločnosť vytvorila vnútornú štruktúru zodpovedajúcu kvalifikácii jednotlivých zamestnancov. Každý zamestnanec má vymedzené povinnosti a právomoci, v rámci ktorých je povinný ich dodržiavať. Týmto spôsobom je spoločnosť schopná zabrániť alebo aspoň výrazne znížiť možnosť, že sa zamestnanci dopustia nezákonného konania.
Spoločnosť tiež dbá na to, aby v obchodných záležitostiach spolupracovala len s overenými dodávateľmi a zákazníkmi, čo do značnej miery zabezpečuje, že sa nedostane do situácie, v ktorej by sa mohla zapojiť do nezákonného konania v dôsledku výberu nesprávneho obchodného partnera. Na tento účel spoločnosť overuje dodávateľov a zákazníkov všetkými prostriedkami, ktoré možno rozumne očakávať, a do zmluvnej dokumentácie zavádza aj tzv. doložky o zhode.
V rámci prevencie spoločnosť vykonáva aj pravidelné kontroly správania zamestnancov v konkrétnych oblastiach dodržiavania predpisov. O týchto kontrolách sa vedú záznamy.
Compliance Officer
Spoločnosť má Compliance Officer, t. j. osobu, ktorá je zodpovedná za celú oblasť dodržiavania predpisov. Spoločnosť vymenovala za zodpovednú osobu za oblasť compliance Mgr. Elišku Kutnohorskú, MBA, tel. +421 220 862 220, e-mail compliance@benefitplus.sk.
Pracovníka pre dodržiavanie predpisov môže kontaktovať ktorýkoľvek zamestnanec alebo spolupracovník, ak sa dozvie o akomkoľvek podozrení z trestnej činnosti v spoločnosti. Pracovníka pre dodržiavanie predpisov alebo Spoločnosť možno kontaktovať aj anonymne zaslaním e-mailu alebo listu na adresu sídla Spoločnosti, ako je opísané vyššie. E-mailom je možné zaslať aj zvukový záznam oznámenia.
Okrem uvedeného pracovník pre dodržiavanie predpisov pravidelne monitoruje pravidlá a predpisy týkajúce sa dodržiavania predpisov, nastavuje a upravuje potrebné procesy v spoločnosti, koordinuje všetky činnosti v oblasti dodržiavania predpisov, monitoruje dodržiavanie stanovených pravidiel a poskytuje poradenské služby v tejto oblasti.
Whistleblowing
Spoločnosť rešpektuje pravidlá whistleblowingu, t. j. ochrany oznamovateľov. Oznamovateľ je chránený pred akýmikoľvek nezákonnými sankciami za oznámenie spáchania alebo podozrenia zo spáchania trestného činu.
Osoba zodpovedná za dodržiavanie predpisov je osoba zodpovedná za riešenie záležitostí týkajúcich sa oznamovania nekalých praktík.
Ak sa podanie nepodáva anonymne, oznamovateľ bude o prijatí oznámenia informovaný najneskôr do 7 dní od jeho prijatia. Oznámenie sa musí vyriešiť do 30 dní od jeho prijatia, o čom sa oznamovateľ upovedomí, ak oznámenie nebolo podané anonymne. V odôvodnených prípadoch možno uvedenú lehotu na vyriešenie predĺžiť.
Opatrenia v prípade zistenia porušenia
Spoločnosť odmieta akúkoľvek formu trestnej činnosti alebo neetického správania a okamžite prijme príslušné opatrenia, keď sa dozvie, že k takejto situácii došlo.
Ak má zamestnanec alebo spolupracovník podozrenie na trestnú činnosť alebo akúkoľvek činnosť, ktorá porušuje interné predpisy alebo etické zásady (“incident”), má právo kontaktovať pracovníka pre dodržiavanie predpisov a oznámiť túto činnosť.
Všetky nahlásené incidenty budú riadne zaznamenané a vyšetrené. Ak o to oznamovateľ požiada, spoločnosť mu v primeranej lehote odpovie na otázku, ako sa s oznámením naložilo. To neplatí, ak je hlásenie podané anonymne.
Každé takto podané oznámenie podlieha povinnosti mlčanlivosti zo strany Compliance Officer a vedenia spoločnosti, s výnimkou prípadov, keď to vyžaduje
zákon. Na oznamovateľov sa vzťahujú aj pravidlá uvedené v Zásadách ochrany osobných údajov.
V prípade, že Spoločnosť na základe vlastného vyšetrovania zistí, že by incident mohol byť trestným činom, je povinná bezodkladne postúpiť vec Polícii Českej republiky.
Ak spoločnosť po vlastnom šetrení vyhodnotí situáciu tak, že nedošlo k porušeniu zákona, vyhotoví o tom záznam, ktorý bude obsahovať spôsob a výsledky šetrenia.